Cục trưởng Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng Hoàng Anh Tuấn tại buổi làm việc

Tiếp và làm việc với đoàn có đồng chí Lê Minh Sơn, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy xã; lãnh đạo Văn phòng Đảng ủy, Ban Xây dựng Đảng, Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội xã.

Thành viên đoàn công tác của Cục Lưu trữ tại buổi làm việc

Sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, Đảng ủy xã Thiệu Hóa đã triển khai các quy định mới của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời rà soát, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản, lập và giao nộp hồ sơ. 100% văn bản đến được tiếp nhận, xử lý trên hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp dùng chung; các văn bản giấy được quét, cập nhật để xử lý trên môi trường điện tử.

Phó Bí thư Đảng uỷ Lê Minh Sơn báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của Đảng ủy xã Thiệu Hóa

Đảng ủy xã đã rà soát, phân loại, chỉnh lý, số hóa và bàn giao tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Đến ngày 12/8/2026, hơn 2.400 hồ sơ đảng viên đã được rà soát, phân loại, chỉnh lý, sắp xếp; trong đó 1.600 hồ sơ được quét, đạt khoảng 66% số hồ sơ thuộc diện số hóa. Việc số hóa hồ sơ được thực hiện bảo đảm an toàn, bảo mật, phục vụ tra cứu, khai thác và bảo quản lâu dài.

Từ ngày 1/7/2025 đến 31/7/2026, cơ quan Đảng ủy đã tiếp nhận 5.658 văn bản đến, tỷ lệ xử lý đúng hạn đạt 98,67%; phát hành 1.425 văn bản đi, trong đó tỷ lệ phát hành văn bản điện tử toàn trình đạt 99%. Công tác lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý và giao nộp tài liệu được thực hiện thường xuyên.

Công tác bảo vệ bí mật nhà nước được chú trọng. Đảng ủy xã bố trí máy tính riêng để xử lý tài liệu mật, không kết nối Internet; thực hiện nghiêm các quy định về tiếp nhận, xử lý, lưu giữ, sao chụp và vận chuyển tài liệu mật. Trong thời gian qua không xảy ra tình trạng lộ, mất bí mật nhà nước hoặc thất lạc hồ sơ, tài liệu.

Chánh Văn phòng Đảng uỷ Nguyễn Quang Hoà phát biểu tại buổi làm việc 

Báo cáo với đoàn công tác, Đảng ủy xã cũng nêu một số khó khăn như cán bộ văn thư, lưu trữ còn kiêm nhiệm; kho lưu trữ chưa đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn; trang thiết bị và kinh phí phục vụ chỉnh lý, số hóa, bảo quản tài liệu còn hạn chế.

Đảng ủy xã đề nghị Văn phòng Trung ương Đảng, Tỉnh ủy Thanh Hóa tiếp tục quan tâm tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ cấp xã. 

Tại buổi làm việc, các thành viên trong đoàn công tác đã trao đổi, hướng dẫn Đảng ủy xã Thiệu Hóa một số nội dung nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; ghi nhận kết quả trong quản lý, thu thập, chỉnh lý, số hóa tài liệu sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.

Đoàn công tác đánh giá Đảng ủy xã đã quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nền nếp; chủ động rà soát, thu thập, phân loại, chỉnh lý, số hóa khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản được triển khai tương đối đồng bộ; hồ sơ hội nghị cơ bản được lập, thu thập đầy đủ.

Thành viên đoàn công tác phát biểu tại buổi làm việc

Đoàn công tác đề nghị Đảng ủy xã tiếp tục hoàn thiện quy trình quản lý, lưu trữ hồ sơ điện tử; thực hiện đầy đủ việc ký số, đóng dấu điện tử; quản lý chặt chẽ tài liệu mật, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình số hóa, nhất là hồ sơ đảng viên. Đồng thời, tiếp tục rà soát điều kiện phòng, kho lưu trữ, trang thiết bị; kiểm soát việc tiếp cận tài liệu, bảo đảm yêu cầu an toàn, an ninh, bảo mật.

Đoàn công tác cũng lưu ý một số biên bản, hồ sơ hội nghị còn chưa đầy đủ về thể thức, nội dung và trình tự lập hồ sơ; đề nghị Văn phòng Đảng ủy xã cần phát huy vai trò đầu mối, tăng cường hướng dẫn nghiệp vụ, bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện thống nhất, đúng quy định.

Thành viên đoàn công tác phát biểu tại buổi làm việc

Kết luận buổi làm việc, đồng chí Hoàng Anh Tuấn, Cục trưởng Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng ghi nhận sự chuẩn bị nghiêm túc của Đảng ủy xã; đánh giá cao sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo và những nỗ lực trong rà soát, thu thập, chỉnh lý, số hóa tài liệu sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Đồng chí Hoàng Anh Tuấn, Cục trưởng Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng kết luận buổi làm việc 

Đồng chí đề nghị Đảng ủy xã tiếp tục quan tâm, bố trí nguồn lực, kiện toàn đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ; khắc phục những hạn chế được Đoàn công tác chỉ ra, nhất là trong quản lý hồ sơ điện tử, tài liệu mật, bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu, hoàn thiện thể thức văn bản, lập hồ sơ hội nghị và điều kiện trang thiết bị.

Trong quá trình chuyển đổi số, công tác văn thư, lưu trữ phải được thực hiện đồng bộ giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử; số hóa phải gắn với quản lý, bảo mật, an toàn dữ liệu và bảo đảm giá trị của tài liệu. Đảng ủy xã cần tiếp tục rà soát, hoàn thiện chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tăng cường tự kiểm tra, chấn chỉnh nghiệp vụ, nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ, phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong thời gian tới.